“一码通”检察机关内卷归档系统:操作更简便、流转更智能

检察诉讼档案管理“码”上办

“一码通”让操作更简便、流转更智能、移交更规范、归档更及时

检察人员正在粘贴RFID码

将档案信息化建设纳入检察信息化发展总体规划,是新时代检察档案工作的重要内容。其中,检察诉讼档案作为检察档案的重要部分,记录着检察办案的全貌,如何实现自身的智能化、规范化一直是检察机关不断探索的课题。

为积极落实最高检、国家档案局印发的《人民检察院档案工作规定》要求,有效应对年均约8000册的归档工作,江苏省昆山市检察院以检察技术赋能档案管理,全力研发出“一码通”检察机关内卷归档系统,让检察诉讼档案操作更简便、流转更智能、移交更规范、归档更及时。该系统既提升了内卷档案的制作速度,又为可视化管理提供了便利,可谓两全其美。

一卷一码

标签化的档案身份

“有了‘一码通’,受理案件收材料时,不是简单地把材料往新档案袋一装就可以,而是同步在受理材料上贴码,完成智能立档、录入系统。”昆山市检察院案件管理大厅书记员赵烨介绍道。

据了解,赵烨所说的智能立档实际上只需两步就能完成:

第一步:读取卡片。先将一枚长50mm、宽50mm的RFID(射频识别)码贴在案件材料上,然后扫码完成“一码通”系统里“读取卡片”操作,系统界面即生成一串16位的RFID码代码。

第二步:匹配案件。因为该院已将“一码通”系统与检察机关业务应用系统数据关联,通过点击系统“选择案件”按钮,就能将受理案件的统一受案号、案件名称、承办检察官等信息导入RFID码。

完成这样两步,档案所需信息就通过RFID码快速登记至“一码通”系统。

信息共享

自动化的数据录入

随着案件办理的推进,检察诉讼档案也在逐渐形成,这就需要RFID码记载更多的案件信息。

实际上,一枚小小的RFID码不仅能在受理案件时自动关联案件最初信息,随着诉讼档案的形成,它还能自动从检察机关业务应用系统抓取档案所需的案件办结日期、案件来源、案由、判决结果等信息,同步录入至“一码通”系统。

“一次录入、多次利用,‘一码通’系统的数据共享效率高。它在确保每一份诉讼档案准确无误的同时,让检察人员从重复性的录入工作中解脱出来,集中时间和精力去办案。”该院检察事务副主任周宣宗介绍道。

以前归档填录案件名称、起诉时间等信息,大多是手工翻阅纸质文书或案件清单,这样不仅效率低,还容易出错。其实,检察机关业务应用系统本身存有大量归档工作所需数据。本着两个系统之间互联分享的开发思路,“一码通”系统检察机关内卷归档系统便应运而生。

快速移交

便捷化的档案流转

“以前向档案室移交诉讼档案,我要手工制作《档案移交清单》,把统一受案号、案件名称、承办检察官、卷数一一填好,还要调格式、反复校对。有时,遇到需要一次移交上百本诉讼档案时,我仅制作清单就要大半天时间。现在‘一码通’系统能快速生成《档案移交清单》,太方便了!”昆山市检察院第一检察部朱洁慧坦言。

《档案移交清单》的快捷形成,有赖于“一码通”系统的数据归纳嵌入功能。它将手工式的信息核对变成自动化的信息嵌入,大大提高了移交档案数据的正确率。

其实,移交档案不仅要有清单,还要制作档案封皮。以前的档案封皮都是固定厚度。有了“一码通”系统后,RFID码可在案件办结时智能识别卷宗页数。只要装订人员执行封皮打印操作,系统即从2mm、10mm、18mm三种厚度尺寸中提示选取最佳厚度,大大避免了损耗、浪费。

有了专门的系统,诉讼档案归档后的管理工作不再是反复打开一份又一份的归档案件、退回案件等excel表格,而是数据全面展现在系统中,成为系统界面里一块块清晰可视的操作区域。以诉讼档案归档为例,该系统界面分为待归信息、已归信息和退回信息三个窗口,分别代表即将归档的诉讼档案、已经归档的诉讼档案和退回修改的诉讼档案。同时,每个窗口都能看到接收日期、统一受案号、处于档案柜的几排几格等等,可谓一目了然。

期限预警

精准化的预警设置

为了培育检察官“应归尽归”“有档案及时归”的归档自觉,“一码通”还专门设置了归档流程监控功能,做到系统自动预警,发挥及时督促归档的作用。

RFID码通过自动抓取的案件办结时间,可以在“一码通”系统中推送两种预警:第一种是推送黄色预警,主要针对案件办结超过3个月而尚未移交检察诉讼档案的案件;第二种是推送红色预警,主要针对案件办结超过6个月而尚未移交检察诉讼档案的案件。

因此,有了“一码通”系统,检察诉讼档案的立档、成档、归档,直接现场“扫码交接”;案件办结日期、立卷单位等信息,直接自动抓取。目前,“一码通”系统能日均处理300余册档案,该院的档案管理质效明显提升。

未来,昆山市检察院将以检察实际需求为导向,以技术赋能检察、以数据提升效率,聚焦便捷化、可视化、智能化,打破传统工作模式,着力系统研发升级,为检察工作的规范化、数字化提供更多的技术支撑。

(作者单位:江苏省昆山市人民检察院)